2009年8月2日 星期日

以『e 化』之名行公司整頓之實

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最近什麼案子都接洽的結果,就是體會到了不少事情,也對許多案子有了一些心得,像是自網路發燒就炒個沒完的『e 化』,也讓人感觸良多。尤其到了 2009 年的現在,仍然還有企業或機構有『e 化』或是再嘗試『e 化』的需求,真令人想反省一下為什麼大多數『e 化』總是痛苦、無用或失敗的,導致有許多老闆對資訊人員叱之以鼻,痛惡至極。沒錯,到了今日 ERP、CRM、網站系統都成為了現代化的標準配備,總讓企業們覺得缺一不可,沒有一家企業不是對全資訊系統趨之若騖,但是卻都常被技術人員沖昏了頭,往錯誤的方向走。

『e 化』目的?

若是您的公司也導入了『e 化』的系統,趕上流行之餘,建議各個業主好好思考『e 化』成果是否真的具有價值。因為事實上,你可能會突然發現,自家公司並不需要『e 化』,需要的卻是以『e 化』之名行公司整頓之實。

你要的是什麼:
  • 改善人
    • 減少人力浪費
    • 減少人為疏失
    • 明確責任歸屬
  • 改善事
    • 加速訊息傳遞
    • 提升行政效率
    • 提升業務結案績效
    • 行政透明化
  • 改善物
    • 節省實體物質帶來的成本(時間、預算、空間)
    • 控管重要機密文件
更重要的是,老闆和高階管理階層,可以借由『e 化』成果輕易掌控公司全局,這也是各個上司夢寐以求的。

『電腦必定會帶來效率』的迷思


許多人都在不知不覺中,有著『電腦必定會帶來效率』的迷思,似乎都以為將手上工作數位化就能提升工作績效,企業內部員工往往只是向『e 化』的開發者提出自己希望的功能,但卻不曉得之所以自己會希望有這功能,是因為身處於在一個錯誤或混亂的工作流程上。

平心而論,無論是用各種現成套裝軟體,還是量身定制自家資訊系統,既然決定要『e 化』,前述種種『e 化』的目的就是必需要達到。然而,接案者和各家公司的 MIS ,往往只是將傳統在辦公桌上做的事,移到了電腦螢幕上在做,便稱做『e 化』,其是否真的有為公司帶來任何效益不得而知,但肯定花了大量金錢和時間。其原因不難理解,一方面是接案者通常心中只想如何方便結案與驗收,開發模式就是創造一個個的獨立工具和功能去讓企業驗收;另一方面,MIS也可能只是以技術的角度建置和開發系統,沒考量到公司確實的需求。無論如何,這都將會造成日後系統不合用或過度開發的主要原因。

新的工業革命,而不是新的工具

回顧歷史,工業革命為人類和經濟產業帶來了重大的變革,最重要一點就是產線化和自動化,其帶來了史無前例的生產速度和產量,到了二十一世紀的今天,ISO 品質認證依然是許多工廠重要的指標,這更代表了好的生產線,會帶來許多管理方便以及更好的生產速度和品質,也相對會帶來更高的效益。

因此,『e 化』帶來的價值,應如同工業革命一般,讓原本各部門有如『家庭手工業』的業務內容,統整串連成一條有條有理的工廠產線。這不僅僅是將計算機便成螢幕上的小算盤,把書面文件數位化如此而已,而是要規劃出標準工作流程,讓企業所有內外行政或業務都可以達到『只要流程開始就會一步步到結案』,其中電腦系統可以輔助並確保流程的進行,也可避免人為的行政疏忽和遺漏。

  • 『e 化』前:
    • 業務需求→各部門訊息來來去去(相互不知道進度)→碰巧經手人員沒遺漏任何細節→完成工作
  • 『e 化』後:
    • 業務需求→進入流程(可由電腦系統輔助監督進度)→完成工作

此外,若建立標準工作流程,也可為各家企業的 MIS 減少不少麻煩,像是 e-mail 的不良使用率降低、減少資料重複交換成本等,都可以使硬體故障率降低,維護上也輕鬆(例如減少每台機器上收信軟體死掉的機會)。

這樣想,『e 化』帶來的目的其實就很明確,它是一波『新的工業革命,而不是新的工具』。但令人倍感壓力的是,如此說來,這種『e 化』的案件,找來的應該是企管顧問;大多數的宅男電腦打字工,若單單只是會寫寫程式、架架系統都無法勝任這項工作,反倒是會讓企業『e 化』步上失敗和痛苦的路,其後果可是會讓企業難過很多年,不得不慎!

資訊與產業的結合

人人都在講資訊與產業結合,但在實際導入過程中,方向總是往『該產業有什麼事可以用電腦去替代』、『有什麼技術該產業可以使用』進行,資訊泡沫人員總以『資訊科技無上』的觀點來看待產業的需求,過度開發也是常有的事。事實上,在創造標準化產線前,應深入了解所有業務的流程與細節,『e 化』專案之開發人員要擁有企業內全部的行政經驗才是妥當,最差的情況下,開發者應『下海』跑一次流程。

因此,相對於開發程式,確認需求以及與產業磨合,會要有比較長的時間,並且應該開發和導入同步進行,才可能會比較無痛過渡。為達此需求,整個『e 化』的結案時間,相對會比較長。同樣是花錢,等系統做好要導入時才發現不合用,就太晚了。常聽有人抱怨說:『我們公司曾經進行過這案子,但花了很多錢後,才發現系統不合用且開發方有問題...』

若同樣以一年『e 化』時程來看:
  • 曾經聽過失敗的情況:
    • 開發人員用耳朵收集需求→系統開發(半年)完成→導入(半年)→發現不合用→企業痛苦持續
  • 個人認為比較好的做法:
    • 開發人員參與行政作業→系統開發和導入同步進行→階段性磨合(分期)→完成(一年後)
前者表面上雖然開發期只有半年,但一年後仍然達不到目標;後者雖可能會歷經一年,但卻穩定且充份達成需求,就算沒有達成全部目標,也有一定程度的完美達成,不至於做白工又留下痛苦。

後記


明明資管人員比一般企管人員還要有優勢,卻自我惰落淪為老闆眼中的米蟲;資管人員其實是有行動力,可以超越一般企管顧問,卻只甘願當個電腦維修工人,令人惋惜。

話說回來,『e 化』這名詞雖然真的很老套,但好的參與開發者可以嘗盡各種產業之百態,又吸取了行行精隨(千年老妖),或許多年後,有人會大聲說:『我做過 365 行』! :-D