以『e 化』之名行公司整頓之實
最近什麼案子都接洽的結果，就是體會到了不少事情，也對許多案子有了一些心得，像是自網路發燒就炒個沒完的『e 化』，也讓人感觸良多。尤其到了 2009 年的現在，仍然還有企業或機構有『e 化』或是再嘗試『e 化』的需求，真令人想反省一下為什麼大多數『e 化』總是痛苦、無用或失敗的，導致有許多老闆對資訊人員叱之以鼻，痛惡至極。沒錯，到了今日 ERP、CRM、網站系統都成為了現代化的標準配備，總讓企業們覺得缺一不可，沒有一家企業不是對全資訊系統趨之若騖，但是卻都常被技術人員沖昏了頭，往錯誤的方向走。
『e 化』目的？
若是您的公司也導入了『e 化』的系統，趕上流行之餘，建議各個業主好好思考『e 化』成果是否真的具有價值。因為事實上，你可能會突然發現，自家公司並不需要『e 化』，需要的卻是以『e 化』之名行公司整頓之實。
你要的是什麼：
『電腦必定會帶來效率』的迷思
許多人都在不知不覺中，有著『電腦必定會帶來效率』的迷思，似乎都以為將手上工作數位化就能提升工作績效，企業內部員工往往只是向『e 化』的開發者提出自己希望的功能，但卻不曉得之所以自己會希望有這功能，是因為身處於在一個錯誤或混亂的工作流程上。
平心而論，無論是用各種現成套裝軟體，還是量身定制自家資訊系統，既然決定要『e 化』，前述種種『e 化』的目的就是必需要達到。然而，接案者和各家公司的 MIS ，往往只是將傳統在辦公桌上做的事，移到了電腦螢幕上在做，便稱做『e 化』，其是否真的有為公司帶來任何效益不得而知，但肯定花了大量金錢和時間。其原因不難理解，一方面是接案者通常心中只想如何方便結案與驗收，開發模式就是創造一個個的獨立工具和功能去讓企業驗收；另一方面，MIS也可能只是以技術的角度建置和開發系統，沒考量到公司確實的需求。無論如何，這都將會造成日後系統不合用或過度開發的主要原因。
新的工業革命，而不是新的工具
回顧歷史，工業革命為人類和經濟產業帶來了重大的變革，最重要一點就是產線化和自動化，其帶來了史無前例的生產速度和產量，到了二十一世紀的今天，ISO 品質認證依然是許多工廠重要的指標，這更代表了好的生產線，會帶來許多管理方便以及更好的生產速度和品質，也相對會帶來更高的效益。
因此，『e 化』帶來的價值，應如同工業革命一般，讓原本各部門有如『家庭手工業』的業務內容，統整串連成一條有條有理的工廠產線。這不僅僅是將計算機便成螢幕上的小算盤，把書面文件數位化如此而已，而是要規劃出標準工作流程，讓企業所有內外行政或業務都可以達到『只要流程開始就會一步步到結案』，其中電腦系統可以輔助並確保流程的進行，也可避免人為的行政疏忽和遺漏。
此外，若建立標準工作流程，也可為各家企業的 MIS 減少不少麻煩，像是 e-mail 的不良使用率降低、減少資料重複交換成本等，都可以使硬體故障率降低，維護上也輕鬆（例如減少每台機器上收信軟體死掉的機會）。
這樣想，『e 化』帶來的目的其實就很明確，它是一波『新的工業革命，而不是新的工具』。但令人倍感壓力的是，如此說來，這種『e 化』的案件，找來的應該是企管顧問；大多數的宅男電腦打字工，若單單只是會寫寫程式、架架系統都無法勝任這項工作，反倒是會讓企業『e 化』步上失敗和痛苦的路，其後果可是會讓企業難過很多年，不得不慎！
資訊與產業的結合
人人都在講資訊與產業結合，但在實際導入過程中，方向總是往『該產業有什麼事可以用電腦去替代』、『有什麼技術該產業可以使用』進行，資訊泡沫人員總以『資訊科技無上』的觀點來看待產業的需求，過度開發也是常有的事。事實上，在創造標準化產線前，應深入了解所有業務的流程與細節，『e 化』專案之開發人員要擁有企業內全部的行政經驗才是妥當，最差的情況下，開發者應『下海』跑一次流程。
因此，相對於開發程式，確認需求以及與產業磨合，會要有比較長的時間，並且應該開發和導入同步進行，才可能會比較無痛過渡。為達此需求，整個『e 化』的結案時間，相對會比較長。同樣是花錢，等系統做好要導入時才發現不合用，就太晚了。常聽有人抱怨說：『我們公司曾經進行過這案子，但花了很多錢後，才發現系統不合用且開發方有問題...』
若同樣以一年『e 化』時程來看：
後記
明明資管人員比一般企管人員還要有優勢，卻自我惰落淪為老闆眼中的米蟲；資管人員其實是有行動力，可以超越一般企管顧問，卻只甘願當個電腦維修工人，令人惋惜。
話說回來，『e 化』這名詞雖然真的很老套，但好的參與開發者可以嘗盡各種產業之百態，又吸取了行行精隨（千年老妖），或許多年後，有人會大聲說：『我做過 365 行』！ :-D
『e 化』目的？
若是您的公司也導入了『e 化』的系統，趕上流行之餘，建議各個業主好好思考『e 化』成果是否真的具有價值。因為事實上，你可能會突然發現，自家公司並不需要『e 化』，需要的卻是以『e 化』之名行公司整頓之實。
你要的是什麼：
- 改善人
- 減少人力浪費
- 減少人為疏失
- 明確責任歸屬
- 改善事
- 加速訊息傳遞
- 提升行政效率
- 提升業務結案績效
- 行政透明化
- 改善物
- 節省實體物質帶來的成本（時間、預算、空間）
- 控管重要機密文件
『電腦必定會帶來效率』的迷思
許多人都在不知不覺中，有著『電腦必定會帶來效率』的迷思，似乎都以為將手上工作數位化就能提升工作績效，企業內部員工往往只是向『e 化』的開發者提出自己希望的功能，但卻不曉得之所以自己會希望有這功能，是因為身處於在一個錯誤或混亂的工作流程上。
平心而論，無論是用各種現成套裝軟體，還是量身定制自家資訊系統，既然決定要『e 化』，前述種種『e 化』的目的就是必需要達到。然而，接案者和各家公司的 MIS ，往往只是將傳統在辦公桌上做的事，移到了電腦螢幕上在做，便稱做『e 化』，其是否真的有為公司帶來任何效益不得而知，但肯定花了大量金錢和時間。其原因不難理解，一方面是接案者通常心中只想如何方便結案與驗收，開發模式就是創造一個個的獨立工具和功能去讓企業驗收；另一方面，MIS也可能只是以技術的角度建置和開發系統，沒考量到公司確實的需求。無論如何，這都將會造成日後系統不合用或過度開發的主要原因。
新的工業革命，而不是新的工具
回顧歷史，工業革命為人類和經濟產業帶來了重大的變革，最重要一點就是產線化和自動化，其帶來了史無前例的生產速度和產量，到了二十一世紀的今天，ISO 品質認證依然是許多工廠重要的指標，這更代表了好的生產線，會帶來許多管理方便以及更好的生產速度和品質，也相對會帶來更高的效益。
因此，『e 化』帶來的價值，應如同工業革命一般，讓原本各部門有如『家庭手工業』的業務內容，統整串連成一條有條有理的工廠產線。這不僅僅是將計算機便成螢幕上的小算盤，把書面文件數位化如此而已，而是要規劃出標準工作流程，讓企業所有內外行政或業務都可以達到『只要流程開始就會一步步到結案』，其中電腦系統可以輔助並確保流程的進行，也可避免人為的行政疏忽和遺漏。
- 『e 化』前：
- 業務需求→各部門訊息來來去去（相互不知道進度）→碰巧經手人員沒遺漏任何細節→完成工作
- 『e 化』後：
- 業務需求→進入流程（可由電腦系統輔助監督進度）→完成工作
此外，若建立標準工作流程，也可為各家企業的 MIS 減少不少麻煩，像是 e-mail 的不良使用率降低、減少資料重複交換成本等，都可以使硬體故障率降低，維護上也輕鬆（例如減少每台機器上收信軟體死掉的機會）。
這樣想，『e 化』帶來的目的其實就很明確，它是一波『新的工業革命，而不是新的工具』。但令人倍感壓力的是，如此說來，這種『e 化』的案件，找來的應該是企管顧問；大多數的宅男電腦打字工，若單單只是會寫寫程式、架架系統都無法勝任這項工作，反倒是會讓企業『e 化』步上失敗和痛苦的路，其後果可是會讓企業難過很多年，不得不慎！
資訊與產業的結合
人人都在講資訊與產業結合，但在實際導入過程中，方向總是往『該產業有什麼事可以用電腦去替代』、『有什麼技術該產業可以使用』進行，資訊泡沫人員總以『資訊科技無上』的觀點來看待產業的需求，過度開發也是常有的事。事實上，在創造標準化產線前，應深入了解所有業務的流程與細節，『e 化』專案之開發人員要擁有企業內全部的行政經驗才是妥當，最差的情況下，開發者應『下海』跑一次流程。
因此，相對於開發程式，確認需求以及與產業磨合，會要有比較長的時間，並且應該開發和導入同步進行，才可能會比較無痛過渡。為達此需求，整個『e 化』的結案時間，相對會比較長。同樣是花錢，等系統做好要導入時才發現不合用，就太晚了。常聽有人抱怨說：『我們公司曾經進行過這案子，但花了很多錢後，才發現系統不合用且開發方有問題...』
若同樣以一年『e 化』時程來看：
- 曾經聽過失敗的情況：
- 開發人員用耳朵收集需求→系統開發（半年）完成→導入（半年）→發現不合用→企業痛苦持續
- 個人認為比較好的做法：
- 開發人員參與行政作業→系統開發和導入同步進行→階段性磨合（分期）→完成（一年後）
後記
明明資管人員比一般企管人員還要有優勢，卻自我惰落淪為老闆眼中的米蟲；資管人員其實是有行動力，可以超越一般企管顧問，卻只甘願當個電腦維修工人，令人惋惜。
話說回來，『e 化』這名詞雖然真的很老套，但好的參與開發者可以嘗盡各種產業之百態，又吸取了行行精隨（千年老妖），或許多年後，有人會大聲說：『我做過 365 行』！ :-D
你寫的也太好了吧,presentation給你做就好了PS,我等了一個小時半了啦!!!
回覆刪除大部分的老闆不願意花時間去分析、瞭解自己公司問題所在，所以，"e化"就像一顆傳說中的萬能的銀彈，好像銀彈一出就可以斬妖除魔，但是結果往往只是燒了夠多的錢，但達不到預計的效果。
回覆刪除公司往往願意花大錢去買伺服器，但不願意去花錢去請好的IT員工，願意砸大錢去請顧問來告訴他公司問題在那裏，而不願意去傾聽做事得人遭遇到的困難是什麼?
e化的鬧劇，每天都在上演。
的確，這是問題的癥癤所在，但真正好的 IT人員再哪？何為好的 IT 人員？多半 IT 人員也不懂分析問題所在。（總是當局者迷）
回覆刪除而且多半 IT 人員往往就是聳恿老闆花大錢買伺服器和設備的人，但最後達不到目地而產生怨氣也不在少數，這也是為什麼一般公司老闆極痛恨所謂的 IT/MIS。
或許以 IT 人員自居的我們，應該要好好自我檢討一下：原來，我不是一個好的 IT 人員呀。 :-(
期望鬧劇不要再發生。